Functies & taken

Voorzitter

Taken
  • Voorzitten van de maandelijkse bestuursvergadering.
  • Voorzitten van de Algemene Leden Vergadering.
  • Coördineert de verschillende bestuurstaken. Houdt daarop toezicht en stelt zich op hoogte van de gang van zaken.
  • Vertegenwoordigt de vereniging naar buiten.
  • Onderhoudt contacten met de gemeente (niet i.v.m. halplanning of andere wedstrijdzaken), andere verenigingen, pers, overkoepelende organisaties, etc.
  • Werven van nieuwe bestuursleden i.s.m. vrijwilligerscommissie.
  • Aanspreekpunt voor de coördinator van de Technische Commissie.
  • Aanspreekpunt voor leden.
  • In samenwerking met overige bestuursleden beleid bepalen van de vereniging.
  • Onderhouden contacten vrijwilligers i.s.m. vrijwilligerscommissie.
  • Houdt toezicht op en neemt verantwoordelijkheid voor de juiste uitvoering van statuten en het huishoudelijk reglement.
  • Volgt externe ontwikkelingen en stemt zo nodig de organisatie van de vereniging daarop af.
Geschat aantal uren per week: 2 à 3 uur
 

Penningmeester

Hoofdtaak
  • Verantwoordelijk voor het financiële beleid. Vormt samen met de voorzitter en secretaris het dagelijks bestuur.
  • Eerst verantwoordelijke voor het financiële beleid en beheer van de vereniging
  • Int de contributie en andere termijn en incidentele verplichtingen van leden
  • Is verantwoordelijk voor financiële vraagstukken en afspraken van het bestuur en de commissies
  • Int de sponsor- en/of advertentieopbrengsten
  • Betaalt de rekeningen
  • Beheert bank- en girorekeningen
  • Int boetes binnen de vereniging
  • Stelt een jaarlijkse begroting op en controleert deze
  • Beoordeelt de financiële situatie en maakt een financieel jaarverslag
  • Beoordeelt in overleg met het bestuur ad-hoc aanvragen voor geld
  • Stelt in overleg met het bestuur het budget vast voor commissies en maakt afspraken over de verantwoording
  • Pleegt overleg met de kascontrole commissie
  • Beheert de contractafspraken met het vrijwillig en betaald kader over financiële vergoedingen en zorgt voor uitbetalingen
 
Kerncompetenties
  • Beschikt over financieel inzicht
  • Kennis van en ervaring met financieel beheer
  • Accuraat
     

Secretaris

Taken:
  • Opstellen van agenda voor de bestuursvergadering en Algemene Leden Vergadering en versturen van de uitnodigingen.
  • Neemt deel aan leden- en bestuursvergaderingen, notuleert en verzorgt de actiepuntenlijst
  • Verzorgen van inkomende en uitgaande post.
  • Distributie van mail, post en notulen naar betreffende personen.
  • Verzorgt de administratie en correspondentie van het bestuur
  • Archivering van poststukken, notulen, contracten etc.
  • Ondertekenen, verzenden en het bewaren van een afschrift van stukken namens het bestuur.
  • Contact onderhouden met regiokantoor.
  • Aanspreekpunt voor leden.
  • Aanspreekpunt en verantwoordelijk voor ledenadministratie en coördinator spelerspassen.
  • Heeft eindverantwoordelijkheid over de ledenadministratie
Geschat aantal uren per week: 2 a 3 uur
 

Wedstrijdsecretaris

De wedstrijdsecretaris heeft de coördinatie bij alles wat betrekking heeft op competitiezaken (inhuur, planning en communicatie).

Taken
  • Opgave teams.
  • Planning en wijziging concept wedstrijdindeling.
  • Wedstrijdprogramma vervaardigen vanuit Nevobo site en takenschema maken (i.s.m. scheidsechters,- kantine-, en zaalwachtcoördinator).
  • Opgave teamsamenstelling van de opgegeven teams via Nevobo.nl
  • Registratie teamsamenstelling in DWF.
  • Inhuren speelaccommodatie(s) voor de wedstrijden.
  • Wedstrijdwijzigingen gedurende het competitie seizoen.
  • Takenschema beheren (i.s.m. scheidsrechters-, kantine-, en zaalwachtcoördinator).
  • Verloop thuisspeeldagen.
  • Inschrijven Open Clubkampioenschappen (NOJK).
  • Invullen speciale formulieren.
Geschat aantal uren per week: 2 a 3 uur
Piekmomenten: aanvang 1e en 2e helft competitieseizoen
 

Coördinator Scheidsrechters

Aansturen van scheidsrechters binnen de vereniging en zorg dragen voor opleiding en indeling van scheidsrechters.

Taken
  • Inventariseren scheidsrechters.
  • Signaleren/melden van tekort aan scheidsrechters.
  • Scheidsrechters aanmelden bij Nevobo.
  • Jaarlijks scheidsrechter planning maken voor competitie (invulling takenschema)
  • Certificering regelen.
  • Wedstrijdwijzigingen doorgeven aan scheidsrechters.
  • Informatie verkrijgen van Nevobo en communiceren naar de scheidsrechters.
  • Scheidsrechters aanmelden bij Nevobo voor extern fluiten.
  • Contact onderhouden met “externe” scheidsrechters.
  • Heeft overleg met wedstrijdsecretaris in verband met de planning.
  • Verstrekken van het wedstrijdinstructieboek aan de scheidsrechters.
Geschat aantal uren per week: 1 uur
Piekmomenten: aanvang 1e en 2e helft competitie seizoen
 

Jeugdcommissie

Ontwikkelen, uitvoeren en toezicht houden van het technisch beleid van de jeugd en CMV.

Taken
  • Evalutatiegesprekken met trainers en coaches organiseren.
  • Jeugdtrainers en coaches benaderen voor het volgend seizoen.
  • Indeling teams.
  • Indeling trainers.
  • Indeling/ rooster maken met betrekking tot zaalindeling (i.s.m. TC senioren en zaalcoordinator).
  • Controleren van de aangevraagde uren van de zaalhuur (i.s.m. TC senioren en zaalcoordinator).
  • 2x per seizoen opgave van de regio- en rayonteams (aantal + namen).(i.s.m. wedstrijdsecretaris.
  • Teamindelingen doorgeven aan de coördinator spelerspassen.
  • Opgave clubkampioenschappen. (i.s.m. wedstrijdsecretaris).
  • Afstemming met de wedstrijdsecretaris over het wedstrijdprogramma.
  • Aanspreekpunt nieuwe leden (indelen en trainers op de hoogte stellen).
  • Aanspreekpunt CMV (minicompetitie).
  • In overleg met andere commissies activiteiten voor de jeugd organiseren.
  • Actuele informatie verzorgen aan trainers en coaches ( spelregels, wijzigingen e.d.).
  • Stelt per leeftijdscategorie vast welke vaardigheden de spelers moeten worden aangeleerd.
  • Zorgt voor een goede overgang van de junioren naar de senioren (i.s.m. senioren TC)
  • Bewaakt/ evalueert de voortgang van de vaardigheden van de spelers.
  • Overlegt regelmatig met de trainers.
  • Aandacht voor de scholing van trainers.
 

Technische commissie senioren

Bewaken en uitvoeren van het technische beleid.

Taken
  • 6 keer per jaar vergaderen waarbij de piek in het voorseizoen ligt.
  • Evaluatiegesprekken met teams en trainers organiseren.
  • Seniorentrainers benaderen voor het volgend seizoen.
  • Indeling teams.
  • Indeling trainers. (i.s.m. TC jeugd).
  • Indeling/ rooster maken met betrekking tot zaalindeling (i.s.m. TC jeugd en zaalhuur coordinator).
  • Controleren van de aangevraagde uren van de zaalhuur (i.s.m. TC jeugd).
  • Opgave van de regio- en rayonteams (aantal + namen) (i.s.m. wedstrijdsecretaris).
  • Teamindelingen doorgeven aan de coördinator spelerspassen.
  • Opgaves clubkampioenschappen. (i.s.m. wedstrijdsecretaris).
  • Overleg met het wedstrijdsecretariaat.
  • Aanspreekpunt nieuwe leden (indelen en trainers op de hoogte stellen).
  • Actuele informatie verzorgen aan trainers en coaches ( spelregels, wijzigingen e.d.).
  • Overlegt regelmatig met de trainers.
Geschat aantal uren per week: Variërend begin seizoen, 1 a 2 uur

Sponsorcommissie

  • Werven van nieuwe sponsoren en het onderhouden van contacten met bestaande sponsoren.
  • Taken
  • Overleg met kledingcommissie wanneer er nieuwe shirts aangeschaft moeten worden in verband met (nieuwe) sponsoren.
  • Opstellen en uitvoeren sponsorbeleid.
  • Opstellen actieplan; in dit plan staan alle doelstellingen en acties voor het komende seizoen.
  • Aantrekken nieuwe sponsoren/adverteerders zowel voor de lange als de korte termijn.
  • Behouden huidige sponsoren.
  • Contactpersoon zijn tussen sponsor en vereniging.
  • Opstellen contract met sponsoren, uitvoeren en coördineren van verplichtingen uit het contract.
  • De sponsor inlichten over verenigingszaken met betrekking tot sponsoring.
  • Bijhouden van de administratie in map ‘sponsorcommissie': archiveren alle contracten, sponsorbedragen.
  • Begrotingsvoorstel aan penningmeester doorgeven t.b.v. ALV
  • Organiseren activiteiten voor sponsoren, altijd in overleg met activiteitencommissie (sponsortoernooi).
  • Sponsoren uitnodigen voor wedstrijden van de selectieteams.
  • Verzorgen van de sponsorborden, dat wil zeggen: maken en bijhouden
  • Coördinerende rol ten aanzien van vrienden van VC Limac
Geschat aantal uren per week: 2 uur
 

Kantinebeheerder

Taken
  • Inplannen van kantine diensten (takenschema)
  • Wekelijks de voorraden nakijken en indien nodig bestelling plaatsen
  • Contactpersoon van drankleverancier/kantinevrijwilligers e.d.
  • Verhuur van kantine aan derden
  • Schoonmaakbeheer
  • Kasbeheer
Geschat aantal uren per week: 2 uur
Piekmomenten: bij opmaken takenschema (begin en halverwege competitieseizoen)
 

Zaalwachtcoordinator

Indelen van de seniorenteams voor zaalwacht en daardoor het goed laten verlopen van de thuiswedstrijden op zaterdag en zondag (i.s.m. wedstrijdsecretaris).

Taken
  • Aanvullen zaterdag en zondag zaalwachtschema voor de competitiewedstrijden.
  • Nauwe samenwerking met de wedstrijdsecretaris.
  • Taken van de zaalwacht doorsturen aan de ingedeelde zaalwachten.
  • Vrijwilligers zoeken als "vaste zaalwacht" en contact onderhouden.
Geschat aantal uren per week: 1 a 2 uur per week (alleen bij thuiswedstrijden)
 

Activiteitencommissie

Het organiseren van activiteiten, toernooien en feesten met als doel teamgeest en clubbinding te stimuleren.
  • Taken
  • Organiseren van:
    • Activiteiten en feesten t.b.v. de jeugdcommissie, zoals o.a. Sinterklaas, carnaval, familietoernooi (tbv jeugdcommissie).
    • Jaarlijkse feesten.
    • Leo Vlot volleybaldagen.
    • Activiteit voor sponsoren (i.s.m. sponsorrcommissie)
    • Geld opbrengende activiteiten (i.s.m. sponsorcommissie) (bijv. Grote Club Actie, bliksemloterij, Jantje Beton, bakacties etc.).
  • Aanschaffen en uitreiking van prijzen (snoep, bloemen en medaille) voor de teams die kampioen geworden zijn.
  • Opstellen activiteitenkalender.
  • Opstellen en actualiseren draaiboeken voor activiteiten, feesten en toernooien.
  • Organiseren activiteiten en feesten bij bijzondere evenementen.
  • Organiseren activiteiten en feesten voor specifieke doelgroepen zoals scheidsrechters, vrijwilligers, sponsoren etc.
Geschat aantal uren per week: Afhankelijk van de activiteit
Piekmoment in functie?: Ja, op het moment van een activiteit
 

Commissie Communicatie & PR

Verspreiding van alle relevante verenigingsinformatie (intern en extern)

Taken
  • Verzorgen van alle interne en externe communicatie via de juiste kanalen.
  • Zorgt voor goede communicatie tussen het bestuur, commissies en leden.
  • Legt en onderhoudt contact met de leden, ouders en externe belanghebbenden.
  • Heeft verantwoording over publicatie in op website, nieuwsbrief, Limburger, Trompetter, facebook.
  • Verspreiden van informatie aan de pers en sponsoren.
  • Huisstijl maken en bewaken (briefpapier, ect.).
  • Wedstrijdaankondiging via diverse kanalen
  • Wedstrijdboekje vervaardigen
  • Maandelijks nieuwsbrief samenstellen en verspreiden.
  • Foto’s maken en aanleveren bij websitebeheer van:
    • Teamfoto’s.
    • Wedstrijden jeugd- en seniorenteams.
    • Kampioenwedstrijden en kampioensteams (eind van het seizoen).
    • Georganiseerde activiteiten (Sinterklaas, Carnaval, Leo Vlotdagen, toernooien, enz).
 
Geschat aantal uren per week: 2 à 3 uur per week (afhankelijk van thuiswedstrijden)
 

Coördinator kleding en materialencommissie

Zorgdragen voor een goed kleding- en materiaalbeheer binnen de vereniging.

Taken
  • Verantwoordelijk voor het totale kleding- en materiaalbeheer binnen de vereniging.
  • Nieuwe kleding + trainingspakken inkopen.
  • Nieuwe ballen inkopen.
  • Contactpersoon voor de drukker van de kleding en logo op ballen.
De coördinator wordt bij deze werkzaamheden ondersteund door de leden materiaalbeheer en kledingbeheer.
Geschat aantal uren per week: Gemiddeld 1 uur per week
Daarnaast extra op het moment van aanschaf van nieuwe kleding.
 

Kledingbeheer

Kleding uitdelen en innemen

Taken
  • Bij de start van het seizoen alle teams voorzien van de benodigde shirts en/of andere kleding.
  • Altijd in samenwerking met de coördinator.
  • Aan het eind van het seizoen alle wedstrijdshirts, inspeelshirts, tassen innemen en controleren.
  • Nieuwe leden van shirts voorzien.
  • Vastleggen aan wie de shirts worden uitgegeven.
  • Coordinator inlichten omtrent benodigde aanschaf kleding.
Geschat aantal uren per week: Nihil
Piekmoment in functie?: Ja, aan het begin en eind van het seizoen.
 

Materiaalbeheer

Beheren en uitgifte van de ballen en beheer en uitgifte van de sleutels (i.s.m. coordinator materialen).

Taken
  • Bij de start van het seizoen alle teams voorzien van de nodige ballen, ballentassen en sleutels van ballenkast CMV ballen
  • Vastleggen aan wie de ballen, ballentassen en sleutels gegeven worden.
  • Coördinator inlichten omtrent benodigde aanschaf ballen.
  • Ballen controleren bij begin van het seizoen en eind van het seizoen.
  • Nieuwe ballen voorzien van verenigingsnaam, nummer en kleur.
  • Ballenvoorraad bijhouden op lijst.
  • Aan het eind van het seizoen alle ballen, ballentassen en sleutels innemen. Laten tekenen voor teruggave.
  • Ontbreken van ballen doorgeven aan Coördinator Activiteiten- en materialen en penningmeester om de boete te innen voor de ontbrekende ballen.
  • Uitgifte sleutel van accommodaties aan het begin van het seizoen aan de verantwoordelijke personen.
Geschat aantal uren per week: nihil
Piekmoment in functie?: Ja, aan het begin en eind van het seizoen.

Vrijwilligerscommissie

Zorgen voor het vrijwilligersbestand en –beleid binnen de vereniging. 

Taken
  • Werving en plaatsing:
  • In kaart brengen van het aanbod van vrijwilligers;
  • In kaart brengen van de vraag naar vrijwilligers;
  • Maken van taakomschrijvingen;
  • Plannen, uitvoeren en evalueren van wervingsacties;
  • Opstellen van advertenties voor beschikbare vacatures;
  • Het houden van welkomstgesprekken met nieuwe vrijwilligers;
  • Zorg dragen voor een kennismakings- en inwerkplan;
  • Voeren van een gesprek met vrijwilligers die stoppen.
 

Ondersteuning en begeleiding:

  • Zorgen voor een aanspreekpunt voor vrijwilligers;
  • Voeren van begeleidingsgesprekken met vrijwilligers;
  • Voeren van overleg met (groepen) vrijwilligers;
  • Stimuleren van doorstroom naar andere functies;
  • Zorg dragen voor bedanken/waarderen van vrijwilligers;
  • Behandelen van vragen en klachten van vrijwilligers;
  • Vrijwilligers informeren over relevante ontwikkelingen.
 

Beleid:

  • Rapporteren en adviseren van bestuur/commissies over vrijwilligersbeleid;
  • Behartigen van belangen van de vrijwilligers;
  • Opstellen van een vrijwilligersplan;
  • Bespreken van het plan met de betrokkenen;
  • Coördineren van de uitvoering van het plan;
  • Evalueren van de resultaten.

Geschat aantal uren per week: 3 uur per week
 

SPONSORS